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提高企業月度會議效率的路徑探索


在現代社會中由于市場經濟條件極為復雜,而一個人或單個部門的能力比較有限,因此部門間的橫向交流以及各個管理層和員工間的縱向交流就極為重要,所以需要將團隊精神發揮出來,將大家的智慧融為一體,從而更好地解決實際問題。會議正好可召集企業行業的有關人員一起來決策、共商事宜,起到總結工作、制定計劃的作用,承擔著傳達信息、達成協議、解決問題等重要責任。定期召開的月度會議以及工作會議在現代企業管理中扮演者重要角色,因此如何提升會議的效率和質量,使其發揮最大的作用是每個企業行政部門管理中的重點。


所謂會議是指有組織、有領導、有目的的議事活動,它是在限定的時間和地點,按照一定的程序進行的,而企業的會議則是偏重企業內人員對于企業的總體戰略,生產以及營銷策略,包括企業在日常運營活動中的各項討論及決策。因此,要做到會而有議、議而有決、決而有行,否則就是閑談或議論,不能成為會議。會議是一種普遍的社會現象,幾乎有組織的地方都會有會議。通常來說,高效、和諧、適當的會議對于解決內部矛盾、明確工作目標、提高工作效率有著極為關鍵的作用,這樣的會議可最大限度激發員工的積極性和主動性,構建起管理者、領導層的威信,促企業內部的團結,逐漸形成良好的企業文化并提升決策的科學性、可行性。但如果企業會議不能科學、合理開展或者效率低下、目的不明確,則會對企業的發展也會起到制約作用。


一、 企業月度會議存在的問題分析

近年來,隨著一些公司規模的不斷壯大,員工與部門數量的增多,與之俱來的是會議效率愈來愈低下的反映。現代企業會議中存在一些影響會議效率的因素,制約著月度會議應有的作用發揮。筆者將這些嚴重影響會議效率的因素按照會前、會中、會后三部分分類,經過歸納整理如下:

(一)會議前

1-1


(二)會議中

1-2


(三)會議后

1-3


四)問題分析

上述問題在不同的企業和具體環境中對月度會議效率的影響程度和大小會有不同的表現。這些問題絕大多數落在上述三個方面,為具體問題改進措施的制定提供了更為明確的目標。

同時,有一類問題值得關注,即會議本身是否需要召開。由此可以分辨出目前存在的主要問題,并找出現階段改進的主要方向:會議必要性評估;會前準備工作;與會人員確定;會議的目的和結果明確。除此之外,對于涉及主持人的技能、時間問題以及參會者技能的問題上也需進一步完善。



二、提高月度會議效果的措施探討

對于大多數的企業來說,月度會議以總結上一月工作并安排新一個月的工作計劃為主。這通常涉及到縱向和橫向間的交流溝通問題。根據一般經驗,高效的會議應具備以下幾個一般特征:


2-1


(一)高效會議應堅持的原則

1.明確目標并突出重點

會議的內容如果過于空洞、無物,主題不突出,特別容易引起參會人的反感,且討論內容繁雜分散,不易形成切實的會議成果。因此會議需要堅持目標明確、直入主題的重點,才能讓參會人集中注意力,有效解決問題。


2.時間長度合理

人的注意力沒有辦法長時間集中,因此會議需要在人的注意集中時間階段盡快將問題突出。如果時間太長,參會人員就會將注意力分解并產生倦怠感,容易造成反感并且決策效率低,如果會議太長還會耽誤正常工作的進行,讓員工對會議產生抗拒心理,并且對之后的會議安排不方便。


3.良好的秩序

良好秩序的會議能提升效率。一個在會上相互否認、不認可的會議是無效率的。而清晰、條理清楚的可有效幫助和會人員冷靜頭腦,理順思路并將思維打開,優化會議決策的質量。這也要求提高參會人員的技能,包括語言表達、行為舉止等方面。


(二)做好月會管理的方法探索

1、加強會議全過程高效、系統的管理

首先,在確定會議召開日期后,要選擇合適的會議負責人(負責統籌會議的任務分配、進度控制、質量監督等),明確會務、技術、宣傳、記錄等工作的負責人員。月度會議召開前要擬定會議流程,并提前準備會議材料發放給參會人員

另外,會議主持人員要具備進度控制的能力。由于月會要具備快捷、高效、精準的特征,同時也是會議效率的重要保障,因此主持人要有較強的把控力,引導會議討論走向不偏題,重點突出,具有針對性。同時,在關鍵節點可以對時間有較強的把握,控制會議時間不冗長。

最后,要做好會后總結和計劃落實工作。會后總結不僅是對會議籌備過程、會議進展情況、會議效果的全面總結和分析,也是對會議內容的會后落實的考核和監管。同時,行政部門要及時做好會議記錄和存檔工作,會議上的問題提出和討論成果也應形成具體的文字材料及時發布給與會人員。


2、加強員工參會、辦會技能培訓

員工要從思想上重視月度會議工作,明確自身定位,是參與者而不是旁聽者。行政人員在會議管理工作中有較大的推動作用,從會議議題的選擇、參會人員范圍的確定、會議時間的安排等都要做好各方協調,確保會議正常有序進行。參會人員要做好會前準備工作,了解會議主題、主要內容以及會議流程。

月度會議上要求參會人員或各部門負責人提前準備發言內容,可從“七談”來表述:談業績,著眼于這一個月的工作完成情況與以往的差距;談成果,不一定是指量化指標,可以是完成工作的內容,或者是階段性工作的里程碑;談問題,坦誠表達前一階段工作中的不足,以及目前存在的需要在會議上討論或需要其他部門協助解決的問題;談建議,希望公司下一步關注的問題,以及工作中發現的需要改善的地方;談計劃,言簡意賅地表述下一階段的工作計劃,盡量將工作目標量化表述;談舉措,前一階段工作中的不足或問題將如何改正或解決;談創新,工作方法、內容等方面的改變,也包括自我優化。

從這七個方面著手,發言內容需涵蓋部門工作總結、工作計劃、工作重點、存在的問題及解決措施,如有需要會議討論的內容也應在發言中提及。同時參會人員既是發言人又是傾聽者,每位參會人員都應做好會議記錄,對待他人發言可及時給出回應。


3、設計科學合理的會議展示文檔

大多數的企業月度會議會采用文檔、Excel表格或幻燈片放映中的一種或幾種結合的形式,這要根據具體的用途合理選擇。展示內容通常包括:會議主題、會議流程、工作總結與計劃、考核內容展示等。在設計方面要重點突出、簡潔大方,可體現企業文化與風格。


以工作匯報使用的Excel表格為例,在設計時既要考慮到內容的完整性,又要配合發言人的講述,使觀看人可以清楚直觀的了解一個部門或公司的工作總結與計劃。以圖2-2、圖2-3為例,提供兩個可參考的月度工作報表及年度工作匯總表格設計:


2-2  工作報表


2-3  年度工作匯報


4、充分發揮月度會議交流和溝通的作用

企業月度會議是部門間學習、交流的途徑和平臺,要通過會議加強跨部門的交流合作,建立協同機制。特別是涉及部門合作項目或工作以及企業共同制度的問題上,要利用月會契機,集中討論決定,并形成切實的解決方案或會議成果。切實達到“事事有回音、件件有著落”的效果。


5、重視會議紀要的撰寫和保存

會議紀要是會議內容的高度提煉和概況,是會議議題內容開展進一步工作的依據。月度會議上的基本情況,包括時間、地點、與會人員、會議主題、會議內容等方面要簡要地記錄在會議紀要上。同時,月度工作會議的會議紀要可包含各部門工作中最重要的一件事,重點明確。除會議紀要外,會議的其他成果材料也應在會議結束后整理成文檔發送給相關領導部門,經審核后發布。這對指導相關工作進一步開展具有重要意義。


新形勢下企業的不斷發展對企業的月度會議的效果不斷提出新的要求,復雜多元的企業結構也要求企業的會議科學高效合理,從而減少時間和經濟成本,明確工作目標,提高工作效率。因此,企業的各部門都應重視月度會議,開好月度會,切實為企業的發展助力。











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